「効率的な文書化作業」について、お話します。

「文書化」と言って、最初に考えるのが品質マニュアルです（ISO14001の場合は環境マニュアル）。

このマニュアル作成は、通常以下の流れで作成します。

ISO規格を勉強し理解する
↓
理解したISO規格に準じて、雛形等を参考に自社用のマニュアルを作成する

説明すると非常に簡単なのですが、実は大変苦戦するステップです。

• 規格内容が理解できない・・・
• 規格の要求事項と自社業務の関連がつかめない・・・
• 雛形のマニュアルがあるといっても、所詮は雛形・・・

こうした苦労を数ヶ月続けるわけです。
そして、苦労の割には、出来栄えがあまり良くなく、審査会社の文書審査で膨大な指摘を受けてしまうのが日常茶飯事です。

この作業を効率化しないと、準備チームのスタッフはたまりません。

ここで、私からの提案です。
・・・「餅屋は餅屋、プロに任せましょう」

ここで大事なことは、「会社にとって使い勝手の良いシステムの構築」です。
コンサルタントがマニュアルを代行作成しても、会社の現状に合っていなかったり、使い勝手が悪ければ意味がありません。

そのため、次のような流れでマニュアルの代行作成を依頼する方法があります。

コンサルタントが会社の現状・仕組みをすべてヒヤリング
↓
ヒヤリング内容をもとに、コンサルタントが貴社用マニュアルを代行作成
↓
作成されたマニュアルを教材として、貴社と数度の打ち合わせ・・・・・この作業により、貴社の現状に合った使い勝手の良いマニュアルにブラッシュアップしていきます。

いかがでしょう。この方式により、企業様のマニュアル作成作業は画期的な効率化が図れるはずです。


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