ISO準備で最も大変だと言われている「文書化」について、お伝えいたします。

文書化という言葉で思い出すものが

• 「マニュアル」
• 「手順書」

です。

ＩＳＯ導入に失敗している企業は、大抵ここでつまずいています。

こんな理解をしていませんか？・・・・・“ＩＳＯを取得するためには、膨大な文書を作らねばならない”、“業務手順書をすべて作らねばならない”

確かに、膨大なＩＳＯ文書を作ってロッカー一杯に保存している企業もあります。私から言わせれば、これは稀有な例であり、また失敗事例です。

ＩＳＯは最低限の文書・記録でＯＫです。当社の指導先の大半は、約４０ペ－ジ程度のマニュアルと数種類の手順書でＩＳＯを取得しています。コクヨのファイル１冊だけです。これでＩＳＯは取得できます。

文書化に成功するポイントをいくつか申し上げます。

【１】基本的な考え方として、”ＩＳＯで要求されている最低限の文書”とする。

【２】“出来ないことは書かない”、もし書いてしまうと「実行」が求められます。だから書かないのです。

【３】業務手順書は極力作らない。ＩＳＯでは業務手順書の作成は求めていません・・・・・この部分を大半の企業様が勘違いしているようです。

【４】“今行っていることを文書にする”、これを基本として、ＩＳＯで余計な仕事を増やさない。

⇒結果的に、「現状の仕事の進め方」をマニュアル化して、不足する部分のみを追加するのがベストです。ＩＳＯだからと言って、現状に合っていない飾ったシステムを作っても意味がありません。

【５】目指すのは「薄いマニュアル」です。「薄いマニュアル」が実現できれば、ＩＳＯはほぼ成功です。



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